Пишем деловые письма на английском!

Написание делового письма на английском может заставить многих людей переживать! В этой статье мы разберем правила написания формального письма и вы больше не будете бояться деловой переписки!

Итак, когда же мы пишем деловые письма? 
  • общение с англоговорящим боссом
  • общение с иностранным клиентом
  • общение с коллегой из-за рубежа
  • сопроводительное письмо в зарубежную компанию и т.д.

Прежде всего мы должны помнить, что в деловом письме нельзя употреблять разговорные сокращения, следует избегать сленга, жаргонов и эмоционально окрашенных слов (terrible, horrible, furious….)

Структура делового письма

Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:

  1. Адрес отправителя (sender’s address)
  2. Дата (date)
  3. Адрес получателя (inside address)
  4. Обращение (salutation)
  5. Вступление (opening sentence)
  6. Основной текст (body of the letter)
  7. Заключение (closing sentence)
  8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close)
  9. Подпись отправителя (signature)
  10. Приложение (enclosure)
1. Адрес отправителя (sender’s address)

Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу. E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается. Адрес получателя располагается слева, ниже адреса отправителя.

2. Дата (date)

Дату можно разместить слева или справа ниже или выше адреса получателя. Формат даты также довольно гибок. К примеру, «1 июля 2015.» можно записать как 1 July 2015, 1st July 2015, 1/7/15 или 01/07/15. Но не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному (в США сначала пишут месяц, потом дату: July 1, 2015). Во избежание путаницы название месяца рекомендуется писать прописью.

3. Обращение (salutation)

Очень важно создать правильное впечатление в самом начале вашего письма. Поэтому крайне важно использовать подходящее приветствие. 

Проверьте, чтобы имя и фамилия были написаны правильно или же используйте стандартное Dear Sir/Madam, если вы не знаете имя получателя.

  • Если вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson — если письмо адресовано мужчине; Dear Mrs Johnson — замужней женщине; Dear Miss Johnson — незамужней.
  • В последнее время многие считают некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, лучше использовать нейтральную форму Ms: Dear Ms Johnson
  • Если у адресата есть ученое звание, используйте его: Dear Dr. HuxleyDear Prof. Atkinson.
4. Вступление (opening sentence)

В этой же части письма вы должны представиться: кто вы, из какой вы компании, чем занимаетесь, что предлагаете, почему пишете и какая вообще ваша глобальная цель?

Фразы для начала письма
I am writing to introduce myself ___ . Пишу, чтобы представиться … .
I received your contact information from ____ and I am writing to introduce myself because ___ . Я получил ваши контактные данные от … и пишу, чтобы представиться … .
I read/heard about your company in _____ and would like to introduce myself because __ . Я читал/слышал о вашей компании от … и хотел бы представиться, потому что.. .
As [job title], I am writing to present [my company] to you because ____ . 
Как {название вашей должности/рода занятий}, представляю нашу компанию {название}, потому что … .
In response to your request for ___. В ответ на ваш запрос.
Thank you for your letter/phone call/email regarding ___. Благодарим за ваше письмо/звонок/e-mail.
5. Основной текст (body of the letter)

Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.

6. Заключение ( closing sentence) и заключительная вежливая фраза (complimentary close)

Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.

Фразы для прощания
Thank you for your patience and cooperation. Спасибо за терпение и сотрудничество.
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. Если у вас возникли вопросы или проблемы, не стесняйтесь и дайте знать.
Regards/Kind regards/Sincerely. С уважением.
Warm regards. С наилучшими пожеланиями.
7. Подпись отправителя (signature)
  • Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully.
  • Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely.
  • Ваша подпись.

Всегда сохраняйте вежливый и уважительный тон, даже если пишете жалобу или претензию. В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Хочешь получать полезные материалы и первым узнавать об акциях?

Подпишись на рассылку!

Вы можете позвонить нам по телефонам:

+38 (097) 323 323 8

или Написать в telegram